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建設業界の転職や面接で使用!メールの基本的な返信方法

 

転職活動で応募や問い合わせを行う際にメールを使用するという人も多いことでしょう。


また、選考が進めば面接の日程調整についての連絡などを企業からメールで受け、返信を送らなければいけない場面も生じてきます。


しかし、友人や家族との気軽なやり取りとは異なり、転職活動のメールの書き方となると自信がないとうい人もいるかもしれません。
そこで、転職活動をする際に知っておきたいメールの基本的な返信方法についてご案内します。
 

 

5つで構成されている!企業に送るメールの基本構成とそれぞれの注意点

 

企業への返信メールの書き方は手紙の構成とは異なるため、まずはメール独特の基本構成を知っておくようにしましょう。


メールの一般的な構成は上から順に宛先、挨拶、本文、締め、署名の5つでできています。
宛先にはメールを返信する相手となる企業名や部署名、担当者の氏名を記載します。


企業名では「株式会社」や「有限会社」などを略さずに正式に書くことがマナーです。
敬称は企業や部署宛であれば「御中」を使います。


ただし、返信メールでは特定の人に送るケースが多いものです。
そのような場合には、担当者などの名前がわかっている場合であれば、そのまま氏名に「様」を付け、わからない場合には「ご担当者様」と書いて送るとよいでしょう。


挨拶の最初の1文目は「お世話になっております」と書き始めることが一般的です。
続けて2文目では自分の氏名を書いて自己紹介をします。
新卒などの就職活動では、大学名とともに名乗ることが一般的ですが、転職の場合、現在勤務している会社名などの記載はしません。


本文を書いた後には締めの文章を書き入れます。
締めでは「お忙しい中」などの言葉を添えて感謝の言葉を綴り、メールを返信する企業の担当者への気遣いを見せるような文章にしましょう。


本文をすべて締めたあと、メールの最後に書くのが署名です。
署名には氏名、住所、連絡先を記載します。連絡先とは電話番号やメールアドレスです。


本文と署名との区切りがはっきりとわかるようにするために、署名欄が始まる氏名の上に「*」や「-」といった記号を使って境界線を設けておきます。
 

 

抜かりなく!宛先や件名欄もしっかりとチェック

 

メール機能を起動させたとき、受信したメールのうち最初に目に付きやすい欄が件名欄です。


企業の中には求人広告を出すと膨大な数の応募者からメールが送られてくるところもあります。
採用担当者は、そのほかの業務のメールに加えて毎日たくさんの受信メールをチェックしなければいけません。


このため大切なメールが見逃されないように、また少しでも採用担当者に手間をかけないようにするために一目でメールの内容がわかる簡潔でわかりやすい件名にすることが必要となります。


返信メールであれば、あらたに件名を入力することはせずに相手が送ってきた件名に「Re:」が付いた形で返信するとよいでしょう。
企業から送られてきたメールが複数の人に送ったと思われるような件名であった場合には「Re:」を付けた件名の最後に括弧でくくった自分の氏名を記入しておくと親切です。


メールを返信する際には宛先欄の記載が間違えていないかを十分に注意することも重要となります。
一文字でも間違えたメールアドレスを入力してしまうと企業に届かないばかりか、場合によっては見ず知らずの人に届いてしまうこともあるのです。


返信メールを送る場合には自分で一からメールアドレスを入力するのではなく、返信機能を使って入力するようにすると間違いを防ぐことができます。
 

 

転職活動メールで気を付けておくべき3つの注意点

 

普段は、気軽に使用できる携帯電話のメールアドレスをメインとして利用しているという人もいるかもしれません。


しかし転職活動では可能な限り携帯電話のメールアドレスは使用しない方がよいでしょう。
文字制限や改行の見にくさが、採用担当者に不便さを感じさせて選考において悪い印象を与えることもあります。


また返信メールを送るタイミングにも注意が必要です。
たとえばメールを深夜の時間帯に送ることは避けた方が無難となります。
返信メールを送る時間帯がいつも深夜の遅い時間帯であると、生活スタイルに疑問を抱かれることもあるからです。


メールを返信するのに適した時間帯は早朝や深夜を除いた午前9時から午後10時頃となります。
ただし毎日が忙しくこれらの時間帯に返信できないとの理由から、送信を後回しにしてしまうことはいけません。
もらったメールが面接の日程連絡であれば他の面接者との調整を難しくしてしまい、企業に負担をかけてしまうこともありえます。


またメールがきちんと届いていないのではと企業側に心配をかけさせてしまったり、メールひとつの対応も迅速にすることができないと判断されてしまったりする可能性もあるのです。
返信はできれば当日中、翌日となっても受信後24時間以内には送るようにしておきましょう。


選考途中での企業とのやり取りでは、少しでも良い印象を与えたいものです。
そのためには、社会人として恥ずかしくない基本的なマナーをしっかりと抑えたメールを送る必要があります。
2つの注意点以外にも敬語の使用の間違いや誤字脱字といった基本的なポイントにも気を付けることが大切です。
大事な選考にマイナスなイメージを与えないように、マナーを守ってメールを上手に活用するようにしましょう。
 

 

 

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